基本と名称のゆらぎ
「宿泊者名簿」「宿泊者台帳」「レジカード」は文脈により同義で使われます。本記事では総称して”宿泊者名簿”と記載します。
これらの呼び方の違い：
- 宿泊者名簿: 法令で使用される正式名称
- 宿泊者台帳: 実務で多く使われる呼称
- レジカード: ホテル業界でよく使われる用語
いずれも旅館業法に基づく同一の書類を指します。
必須項目チェックリスト
基本項目（全ゲスト必須）
- ✅ 氏名（フリガナ含む）
- ✅ 住所（現住所）
- ✅ 職業
- ✅ 国籍
- ✅ 宿泊年月日
外国人ゲスト追加項目
- ✅ 旅券番号
- ✅ 旅券写しの保存（国内住所がない場合）
管理項目
- ✅ 作成日からの3年保存
- ✅ 適切な管理・保管
参考法令：
よくあるミス
誤解1: 「自筆が必須」との誤解
正解: 自筆は必須ではありません。デジタル入力でも法的に有効です。
根拠：
誤解2: 保存年限の誤解（3年未満で破棄）
正解: 作成日から3年間の保存が法定義務です。
注意点：
- チェックアウト日ではなく「作成日」からのカウント
- 電子データの場合も同様に3年保存が必要
誤解3: 紙と電子の二重管理での転記ミス
正解: 最初から電子データで管理することで転記ミスを防止できます。
テンプレートとCSV出力
推奨CSV項目順序
- 宿泊年月日
- 氏名
- フリガナ
- 住所
- 職業
- 国籍
- 旅券番号（該当者のみ）
CSV管理のメリット
- 検索性: 名前や日付での絞り込みが容易
- 提出対応: 行政への提出時にスムーズ
- 監査対応: データの整理・抽出が簡単
- バックアップ: 複数箇所での保管が可能
CSVの列名と順序を施設で統一すると、提出や監査対応がスムーズになります。Guest Noteでは所定様式に合わせたCSVを出力できます。
Guest Noteでの実務
基本の運用フロー
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事前段階
- URL/QRでゲストに事前入力を案内
- 多言語対応で言語バリアを解消
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当日チェックイン
- 事前入力内容の確認のみ
- 必要に応じて追加情報の聞き取り
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管理・保存
- 自動的に3年保存設定
- いつでもCSV出力可能
システム導入のメリット
- 時短効果: チェックイン時間を大幅短縮
- 精度向上: 手書きによる誤記入を防止
- 多言語対応: 4言語での入力案内
- 法令遵守: 必須項目の漏れなし確認
提出用CSVの作成
必要な期間やゲストを指定して、提出用の整理されたCSVファイルを作成できます。行政への提出や監査対応時に活用いただけます。
Guest Noteなら、URL/QRで事前入力を集め、当日は確認のみで運用でき、提出用CSVの作成までを一気通貫で対応できます。